4.メールを送るときは、冒頭に前回の話題を入れて
人は誰でも、自分のことをささいなことでも覚えてくれている人には好感が持てるもの。
「先日は◯◯の件、どうもありがとうございました。」などと書かれているメールは、自分が受け取っても嬉しいものです。
仕事でもプライベートでも、関係が続いている相手にメールするときは、前回の話題に一言触れてから用件を切り出すとメールに温かみが出ます。
5.返信を急いでいるときは「お手すきのときに」はNG
「お手すきのときに」はよく使う言い回しですが、返信が絶対に欲しいときには不向きです。
この言葉を使ってしまうと、相手が忙しい場合、メールの返信がどんどん後手に回ってしまう可能性が高いのです。
この言葉では、こちらが急いでいるかどうか相手は伝わりません。「ご多忙とは思いますが◯月◯日までにご返信いただけますか」「お願いばかりで恐縮ですが、お返事お待ちしております」など、角が立たないような言い回しできちんと返信が欲しい旨を伝えましょう。
6.長期休暇はひと月前から署名欄に入れて
夏休みなどの長期休暇の予定があるときは、早めに相手に知らせておくと前もって心づもりしておいてもらえます。仕事が詰まってくると、言い出しにくいですよね。
しかしながら、長期休暇の際に、相手がそれを知らずに急ぎの案件を送ってもそれに対応できない、などとなると双方にとっていいことはありません。
メールの署名欄の上に、「※勝手ながら◯月◯日～◯日は休暇のため不在に致します」などとお知らせを入れておけば、さりげなくアピールできます。
休暇前に、「この期間の連絡はこちらにお願いします。」など、社内の代わりの人をメールで紹介しておくとより親切です。
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