7.メールの前置きは簡潔に
先程、冒頭で前回の話題に触れると親密度が増すというテクニックもありましたが、基本的に冒頭の前置きや挨拶がダラダラ長いと要点がぼやけ、相手の読む気も失せます。
本当に伝えたい内容にきちんと目がいくよう、「先日はどうもありがとうございました。」という一言とともに、プラスアルファでその時の感想を付け加える、という程度がベターかもしれませんね。
前置きはなるべく簡潔にしてさらっと本題に入るのも、相手と気持ちよく仕事をするための気遣いのひとつです。
8.メール内容が複雑なときは電話でも説明して
伝えたい内容が複雑で難しいときは、まずメールでわかりやすく整理をしたあと、電話でも説明するとより親切。
メールのみでのやりとりは、ともすると行き違いを招く可能性があるため、そのままお互いが行き違いに気がつかず、思いもよらぬ方向に仕事が進んでしまう可能性も……。
思い違いも防げて、のちのちのトラブルになりにくいです。
この際、メールを送信する前に、”第三の目”を持って、「本当にこの内容で相手に伝わるか？」ということをチェックしたり、場合によっては他の人に内容を確認してもらう、という作業をすると、電話で説明する際にもわかりやすく伝えることができるでしょう。
9.メールは適度に改行＆行間をあけて
自分宛に、改行や句読点の少ない長いメールが来ると、げんなりしてしまうことはありませんか？
あまりに横に長々と続く文は読みづらい印象を与えます。
また、文章が長くなってしまうことで、読みづらいだけではなく、わかりづらくなってしまいしっかりと内容が把握できなくなってしまうことも。
1行あたりの文字数は25～35文字くらいが読みやすいので、適度に改行を入れましょう。3～5行続いたら1行あけるようにすると、さらに読みやすくなります。
10.簡潔に伝えたい用件は箇条書きに
相手に必要事項などを伝える時にもちょっとしたテクニックがあります。
文章にして伝えてしまうと、読み手が要点を取りこぼしてしまう可能性がある場合は箇条書きで伝えるのが◎！
日時や待ち合わせ場所などの情報や、簡潔に伝えたい用件は箇条書きにしてみましょう。整理されて読みやすい印象を与えます。
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メールや電話の印象で好感度がUPするなら、日頃から心がけて会社の人間関係を円満に保っておきたいですよね。
『相手もよろこぶ 私もうれしい 大人女子の気くばり帳』には、この他にも日常のシーンでのさまざまなさりげない気くばりが紹介されています。
持ちつ持たれつ、何かとフォローしてもらう機会も多いワーキングママです。周囲への気遣いを忘れずに、ぜひこのテクニックを使ってみてくださいね。
