名刺を手軽にデジタルデータ化! 最新の名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」を試した

2012.9.28 11:48配信
「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」はWindowsに対応

多くのビジネスマンが悩んでいるのが、日々やりとりする名刺の管理だ。必要な名刺だけ住所録に入力したり、名刺ホルダーに自分なりの分類法で保存したりなど、いろいろな工夫はあるが、溜まってくると必要な名刺が見つからない、なんてことも珍しくない。そこで、名刺をデジタル化して管理できるメディアドライブの「やさしく名刺ファイリングPRO」の最新バージョンを使って、実際に名刺管理に挑戦した。

●付属のスキャナで名刺を手軽にデジタル化

名刺管理ソフトは、スキャナなどで取り込んだ名刺をOCR(光学文字認識)処理で電子化し、データベースに登録するソフト。大量の名刺データを整理するだけではなく、社名や人名などから簡単に検索することができる。

「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」は、高速カラースキャナやモノクロスキャナがセットになったパッケージもあるので、買ったその日からすぐに名刺を取り込んで整理することができる。「ScanSnap」(PFU)などのドキュメントスキャナにも対応しているし、ビジネス複合機のフラットベッドタイプのスキャナ機能や、スマートフォンのカメラ機能を利用して名刺を取り込むことができる。さらに、前バージョンから価格が下がり、より購入しやすくなった。

●認識率は99%以上、中国語・韓国語にも対応

では、さっそく名刺を付属の高速カラースキャナで取り込もう。まずは、ソフトウェアのインストールと、スキャナのセットアップ。名刺をスキャナにセットして「Scan」ボタンを押すと、自動で名刺を吸い込んで、画像として取り込む。続けて名刺を流し込めば、連続取り込みもできる。

取り込みが完了すると、自動的に名刺認識がスタートする。ソフトに搭載している文字認識エンジンが、名刺画像に記された文字を文字データに変換するのだ。読み取った名刺データは、レコード情報として登録する。

テストで数十枚の名刺を取り込んだが、文字を誤って認識したケースはわずかだった。さらにその多くは名刺を斜めに取り込んでいたり、名刺が重なってしまったりと、ソフト以外のトラブルがほとんどで、実用上はほとんど問題ない。

「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」は、日本語・英語・中国語以外に、新たに韓国語の文字認識に対応した。中国・韓国語を認識するには、事前にツールバーの「表面認識言語設定」から中国語、韓国語を選択し、文字認識を実行する。実際に数枚の中国語名刺を取り込んだところ、認識率は日本語の名刺に及ばないものの、シンプルなレイアウトの名刺なら問題なく認識できた。

●「連絡先」はクラウドやスマートフォンへ

「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」の特徴の一つが、名刺を取り込むときに登録するデータベースを複数管理できること。「部署別」や「事業所別」などで分けて保存しておくと便利に使える。データベースは、自由に分割したり結合したりできる。取り込んだデータは、Microsoft Outlook/Excel/InterConnectへのデータ転送やハガキソフトとの連携など、多種多様な活用に対応。Gmailアカウントを登録することで、取り込んだ名刺データをGmailの「連絡先」と同期するクラウド連携機能を備える。

Gmailの「連絡先」と同期した名刺データは、スマートフォンとも連携する。「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」には、Android/iOS用のアプリ「やさしく名刺ファイリングMoblie LE」のフル機能が利用できるライセンスが付属しているので、自宅やオフィスで名刺を取り込んで「Gmail連絡先」と同期しておけば、外出先でも、その名刺データを参照できる。もちろん、登録データからすばやく電話をかけたり、住所データから地図を表示したりもできる。

●名刺のデジタル管理が手軽にできる決定版

いただいた名刺は毎日増えていく。理想をいえば、それらをすぐにデジタル化してデータベースに入れ、フル活用したいもの。それを簡単に実現するのが、「やさしく名刺ファイリングPRO v.12.0」だ。高速カラースキャナ付属モデルなら、手軽に名刺の取り込みができるし、さらに大量の名刺をすばやく登録したいなら、両面取り込みができるドキュメントスキャナと組み合わせて利用したい。

さまざまな奇抜なレイアウトや特殊な用紙が使われることがある名刺の文字をソフトで認識する以上、100%の結果はありえない。しかし、取り込んだデータとともに、オリジナルの名刺画像データも保存しておけば、認識結果はいつでも確認できる。

名刺管理ソフトとしてバージョン12まで進化を続け、カラー背景や斜体など文字認識エンジンが苦手な名刺の認識率も飛躍的に向上したメディアドライブの「やさしく名刺ファイリングPRO」。せっかくいただいた情報の宝庫=名刺を活用するために、ぜひ一本備えたい。(デジタル家電ライター・コヤマタカヒロ)

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