電話・メールは相手への気配りを忘れずに
また、電話対応は相手の状況や表情がわからないだけに、より細やかな気配りが必要だ。
自分から電話をかける場合には、相手の出勤直後や昼休みの前後など、忙しそうな時間は避けること。携帯電話へも朝の通勤時間や20時以降は急用でない限りはNGだ。
逆に自分が電話を受ける場合には、情報漏えいを防ぐためにも周囲の状況に配慮したい。公共の場所であるなら声量を抑えるか、場所を移動して電話を折り返すようにしよう。
そして、電子メール。デジタルツールに慣れ親しんだプレッシャー世代だからこそ、ミスを犯しがちだ。
たとえば「！」や「？」などの記号は本来は使わないのがビジネスメールでのルール。また、やり取りを繰り返していて、件名が「Re:Re:」と続く場合は消した方がいいとされている。ただし、最近ではGmailでスレッド管理をしている人も多いため、相手が残したまま返信してきた場合には、消さない方がいいだろう。
そして、文末によく用いる「取り急ぎ」は相手によって捉え方が大きく異なる言葉。「時間がなく丁寧に書けない」ことを暗に示していることから、ぞんざいに扱われたと思う人もいる。親しい上司や同僚以外には使わない方が無難だろう。
正しいビジネスマナーを今のうちに身につけておけば、これからのビジネスライフの強い武器にもなる。完璧にマスターして、円滑なコミュニケーションに役立てよう！
ビジネスメールのチェックポイント
●「Re:」⇒長く続いて、タイトルがわからなくなるようであれば消した方がよい。
ただし、最近はスレッド管理をしている人もいるため、相手が残したまま返信してきた場合には、消さない方が無難。
●「！」や「？」などの記号⇒ビジネスメールでは、記号は使用しないのがマナー。
●「取り急ぎ」⇒「時間がなく丁寧に書けない」ことを暗に示しているため、相手はぞんざいに扱われたと思うことも。
（雑誌「ウレぴあ」秋号より 川倉由起子 ＝ 文）
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