面識のないママ宅への電話は、明るく礼儀正しく

子供同士が約束をしてお友達の家に行き、その御礼をするなど、面識のないママ宅に電話を入れるケースもありますね。

電話は声だけのコミュニケーションとなるため、より一層の心づかいが必要です。礼儀正しくするのはもちろん、印象良く話すには、声のトーンをやや高めにするとGOOD。

音には周波数があり、会話であれば「ミ・ファ・ソ」の音域の声が、人の耳に心地よく響くと言われています。

子供の欠席や遅刻の連絡は、次の登校・登園の予測も添える

病気で学校を欠席する、通院のため遅れて幼稚園に行くなど、欠席・遅刻の連絡は、園または学校指定の時間内に入れましょう。

朝の忙しい時間帯なので、用件を整理して、簡潔に伝えることを心がけましょう。

病欠や通院であれば、子供の様子や、次にいつ登校・登園できるのか予測も合わせて伝えると、先生も心づもりができます。

ワーキングマザーが頭を悩ます、子供の体調不良による欠勤連絡

子供の急な発熱!夫は出張、子供をみることができるのは自分だけ・・・。こんなときの職場への連絡は本当に気をつかいますね。

職場の人に極力負担をかけず、また理解を得られるよう、心配りのポイントをおさえておきましょう。

クッション言葉で、「申し訳ない」という気持ちを伝える

言いづらいこと言う際、本題の冒頭に添えて、恐縮した気持ちを伝えたり、やわらかい印象にする言葉のことを、クッション言葉といいます。

「たいへん申し訳ございませんが」「仕事を残したままで、心苦しいのですが」などの言葉を添えて、申し訳ないと思っていることを、きちんと伝えましょう。

業務に支障がでないよう、わかりやすく申し送りをする

自分がいない間、職場の人の業務に支障がでないよう、きちんと申し送りをしましょう。

電話での申し送りは、簡潔・正確であることが肝心です。予め、伝えることをリストアップしてから電話をかけましょう。

複数の引き継ぎ事項がある場合、先に数を伝えます。

「お伝えすることが、3つございます。ひとつめは・・・、ふたつめは・・・」と、順を追って話すと、相手も理解しやすくなります。

経過報告と、業務確認の電話を入れる

子供を病院に連れていくなどして病状や回復の目処がわかったら、再度、職場に一報を入れましょう。伝えるべき項目は、角のたたない言い回しと合わせて、覚えておきましょう。

□ 次に出勤できるのは、いつになるか(+御礼)

「実家から母が参りますので、明日は出勤いたします。本日はお力添えをありがとうございました。」

□ 引き継いだ業務に、問題はないか

「お伝えをした○○は、問題ございませんでしたでしょうか。」
「ご不明な点は、ございませんでしたでしょうか。」

上記2点に加え、子供の容体がおちついているようであれば、そこも合わせて伝えると、職場の人も安心するでしょう。

以上、ママならではの電話マナーで、気持ちのよいコミュニケーションを。

 接客コンサルタント。ひとり一人の魅力を輝かせる接客マナーの専門家。資生堂ビューティコンサルタント、キッザニア東京スーパーバイザーのキャリアを経て、講師として活動。女性視点の丁寧さあふれる接客術は「すぐに実践できる」と高い評価を得ている。述べ3000人以上の指導経験を持ち、幅広く支持されている。

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