PFUの特別版スキャナで書類を整理 新年度に向けて机を片付ける

2014.3.7 20:1配信
書類をドキュメントスキャナで整理&活用

まもなく年度変わりの4月。この春、組織変更や部署変えなどがある人も多いだろう。新年度を迎える前に、ちょっと机の上をきれいに整理して気持ちを新たにしたい。机の上の整理には、ドキュメントスキャナがあると便利。これから社会人になる人も、手に入れておくとデジタルデータの活用の幅が大きく広がるはずだ。

机の上がごちゃごちゃしているというのは、単純に机の上がモノで溢れかえっているということ。オフィスの場合、その大半が書類などの「紙」だ。この紙を一掃すれば、机の上は驚くほどきれいになる。とはいえ、そう簡単に大事な書類は捨てられない。それなら、紙の書類をデジタル化して管理しよう。

書類をデジタルデータにするとき、一番簡単なのはデジタルカメラで撮影すること。実際に、最近ではスマートフォンで名刺やレシートを撮影して管理する人が増えている。しかし、カメラで撮影すると、書類を一枚一枚撮影しなくてはならず、非常に手間がかかる。また最近のデジタルカメラやスマートフォンは性能が上がっているとはいえ、撮影した写真では細かい文字が読みにくい。ここで便利なのが、複数枚の書類を一度にデジタル化できるドキュメントスキャナだ。

いまやPCのある家庭には必ずあるインクジェットプリンタ複合機は、スキャナ機能を搭載している。これで書類を読み取ってもいいのだが、これら複合機のスキャナの大半は、原稿をガラス面に固定して読み取るフラットベッドタイプだ。複数枚の書類を読み取る際、そのたびにフタを開け、原稿を入れ替える必要がある。一方、スキャン専用機のドキュメントスキャナは、原稿を自動で送り込む自動給紙装置、ADF(オートドキュメントフィーダ)を備えたモデルがほとんど。原稿の入れ替えなしに複数枚の書類をスキャンできて効率がいい。

また、ドキュメントスキャナには、活字の書類の画像をコンピュータが編集できるテキスト形式に変換する光学文字認識(OCR)機能を備えたモデルが多い。これならスキャンした書類をデジタルデータにできるので、コピーして別のテキストに貼りつけたり、書類のなかからキーワード検索したりできるなど、活用の幅が大きく広がる。

デジタル化した書類はPCに保存するだけではなく、SugarSyncやDropboxなどのクラウドストレージに保存して外出先で確認したり、複数のデバイスで管理したりすると便利だ。もちろん、ほかのメンバーと共有することもできる。電車待ちや電車のなかなどのちょっとした空き時間に、スマートフォンやタブレット端末でクラウド上の書類に目を通すことができるので、時間を効率的に使うことができる。

●スキャナ選びのポイントは「スキャン速度」と「付属ソフト」

最近はドキュメントスキャナの製品数が増え、どれを選んでいいのか迷ってしまう人もいるだろう。ドキュメントスキャナを選ぶときは、サクサク書類を読み込むことができるスキャン速度と、スキャン後のデータを便利に活用するための付属ソフトをチェックしよう。この2点でユーザーから絶大な支持を受けているのが、PFUのドキュメントスキャナ「ScanSnap」シリーズだ。

PFUは、世界シェアNo.1の業務用スキャナ「fiシリーズ」を展開しているスキャナ市場のリーディングカンパニー。この業務用スキャナで培った技術を個人向けスキャナ「ScanSnap」シリーズに組み込んで、速いスキャン速度、スキャンデータの高い補正機能などを実現している。また、スキャンしたデータを管理しやすいソフトやPDF編集ソフト、名刺管理ソフトなどをつけたモデルが多く、購入したその日からデジタルデータの管理ができることからユーザーの評価が高い。

家電量販店の実売データを集計する「BCNランキング」では、2013年1月から12月まで、スキャナで毎月メーカー別販売台数シェア1位を維持した。この結果、部門ごとに年間販売数量が最も多いメーカーを表彰する「BCN AWARD」のスキャナ部門を4年連続で制している。

●PFUで「BCN AWARD」受賞キャンペーンを実施中 付属ソフトが充実

いまPFUのドキュメントスキャナの購入を考えているなら、「BCN AWARD」受賞記念モデルを選ぶとお得だ。コンパクトな「ScanSnap S1300i」やモバイル用の「ScanSnap S1100」にPDF編集ソフト「Adobe Acrobat XI Standard」が付属する特別モデルで、1万台限定で3月31日まで販売する。

「ScanSnap S1300i」は、重さ1.4kg、サイズは幅284×奥行き99×高さ77mmとコンパクトなきょう体で、机の上に置いてもじゃまにならない。USBバスパワー駆動にも対応しているので、使いたいときにさっと接続して使うことができる。

コンパクトだが両面読取りに対応し、スキャン速度も妥協していない。ACアダプタ利用時のスキャン速度はノーマルモード(150dpi)で12枚(24ページ)/分、ファイン(200dpi)で9枚(18ページ)/分、スーパーファインで6枚(12ページ)/分。机の上の書類を片づけたい人にオススメのモデルだ。

「ScanSnap S1100」は、スキャナを持ち歩いて活用したい人向けのモバイルモデルだ。サイズは 幅273×奥行き47.5×高さ34mm、重量350gと、ノートPCといっしょにカバンに入れてらくらく持ち運ぶことができる。

ADF機能や両面同時読取り機能はないが、「もらった書類をすぐPDF化してメールに添付したい」「数枚の名刺をスキャンしたい」など、その場ですぐに書類をデジタル化したい人には最適だ。また、連続して原稿を読み込ませる「連送給紙機能」によって、原稿ごとに毎回「Scan」ボタンを押さなくても、複数枚の書類を一度に処理することができる。スキャン速度はノーマル、ファイン、スーパーファインとも、A4で片面7.5秒/枚。

特別モデルについてくる「Adobe Acrobat XI Standard」は、PDFを開発したアドビシステムズが提供するPDF編集ソフト。PDF文書の作成だけでなく、編集、署名の追加などができる。単独で購入すると、3万円以上するソフトだ。コンパクトなドキュメントスキャナでこのソフトが付属するモデルはなく、PFUでも上位モデルにかついてこない。コンパクトスキャナがほしいと思っていた人は、まさにいまが買いどきだろう。

書類をデジタル化することで机の上が片づくだけではなく、書類を探す時間を短縮できたり、人と共有することで効率よく仕事を進めたりできるドキュメントスキャナを活用して、新年度は時短と効率化の達人を目指そう。(BCN・山下彰子)

*「BCNランキング」は、全国の主要家電量販店・ネットショップからパソコン本体、デジタル家電などの実売データを毎日収集・集計している実売データベース(パソコンの場合)で、日本の店頭市場の約4割をカバーしています。

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