Zoom会議をスムーズに進めると仕事効率も向上する
リモートワークの普及とともに広く使われるようになったビデオ会議。ビデオ会議をおこなうためのアプリにはさまざまなものがあるが、その代表格といえるのが無料で使える「Zoom」だ。Zoomには実はさまざまな便利機能が実装されており、活用することでより効率良く快適なビデオ会議を実現できる。本稿では、Zoom会議をスムーズに進めるためのTipsを紹介しよう。
音声テストは会議室を作らなくてもできる
Zoom会議を始める前におこなっておきたい音声テストは、実は会議室を作らなくても進められる。やり方はZoomのサイトにある「ミーティングテスト」に接続するだけだ。会議室に入ってからあたふたすることがないよう、この技を利用してあらかじめ確認してほしい。
ミュートはスペースキー長押しで
Zoom会議中に一時的にマイクをオフにしたい場合、マウスを使って操作しても良いのだがもっと簡単な方法がある。キーボードのスペースキーを長押しするだけでミュートできるのだ。自宅からZoom会議に参加する場合などは生活音などが入り込みやすい。この技を使って不要な場合はマイクをオフにしておき、必要になったら即オンにして会話すると良いだろう。
クラウドストレージでファイルを共有
Zoom会議で使ったプレゼンテーション資料などを共有する場合、会議後にメールで送ることを約束して忘れたことはないだろうか。Zoomはクラウドストレージを利用してファイルを共有できるので、共有したいファイルはその場で共有するのがおすすめだ。
現在サポートされているクラウドストレージは以下の4種類：
●Box
●Google Drive
●OneDrive
●SharePoint
Dropboxも統合機能を利用すればファイル共有が可能だ。
リモートコントロールで相手のパソコンを遠隔操作
Zoomにはリモートコントール機能が備わっており、通話相手のパソコンの画面を遠隔で操作できる。この機能を使うと、相手がプレゼンテーションで使ったスライドをマウスで操作できるため、質問したい箇所を具体的に示すことが可能だ。また、リモートワークをおこなっている人に、パソコンの操作のサポートをおこなうこともできる。さまざまな活用方法が考えられる便利な機能といえるだろう。
ブレイクアウトルームで少人数での議論も
大人数での会議中に、少人数のグループに分かれて議論したいときにはブレイクアウトルームの利用がおすすめだ。現在の会議を終了することなく会議室を作成できる機能で、少人数での議論が終わったらシームレスに元の会議に戻れる。
投票機能で多数決を手軽に
同じ部屋でおこなう会議と違い、ビデオ会議では多数決が取りづらい。そんなときは投票機能を活用しよう。これは、ミーティングコントロールバーの「投票」を選択すると利用できる機能で、単なる○/×だけでなく選択肢を複数用意することも可能だ。匿名での投票も可能なため、センシティブな質問にも対応できる。
パソコンの音声共有でBGMを流すことも
カジュアルな会議でリラックスしながら話し合いをおこないたいなら、Zoom会議の参加者全員にBGMを流してはいかがだろうか。これは、画面を共有ボタンから共有選択画面の詳細タブを開き、「コンピューターの音声を共有」をオンにすることで、自身のコンピューターで再生されている音がすべての参加者に聞こえるというもの。YouTube動画を見せたり、音声の録音データを聴かせたりするときにも活用したい。
Tipsを使いこなしてZoom疲れを防ごう
Zoom会議は仕草などの非言語コミュニケーションが取りづらく、対面での会議よりも疲れるといわれている。「Zoom疲れ」という言葉が出てきたほどで、リモートワークにおける課題の1つといえるだろう。少しでもZoomによる疲れを減らすため、この記事で紹介したTipsを活用してほしい。（ライター・ハウザー）
