仕事効率をアップさせる「Word」の便利機能7選

使いこなすことができれば仕事の効率が変わってくるWordテクニック

Microsoft Officeに含まれる文書作成ソフト「Word」は、仕事などで特に使用頻度の高いソフトだろう。その機能は膨大で、すべてを使いこなすのはなかなか難しい。だからこそ、知っておくと効率がぐんと上がる機能も多い。仕事の効率を向上させるためにも、Wordのテクニックはぜひ覚えておきたい。本稿では、文書作成を効率化する便利機能7選を紹介する。

仕事やレポートで使う機会の多いWord

Microsoft Wordは、仕事やレポートで使う機会が多い、言わずと知れた文書作成ソフト。世界中で標準的なソフトとして利用されている。日本においてもパソコンにWordを含めたMicrosoft Officeがプレインストールされていることが多く、利用率の高さをうかがわせる。そんなWordを効率よく使いこなせるようになっておくことは、決して無駄にはならない。

1. ダミー文書の挿入

文書を作成するときは一般に、見出しなどの構成から作成し、詳細な文面を後から考えることが多いと思う。構成を考えるうえで、実際の文字を入れてレイアウトを事前に確認したいこともあるはず。そんなときは「=lorem（）」と入力しEnterを押すとダミーの英文が入力される。また、「=rand（）」なら日本語のダミー文書が挿入可能だ。「=rand（1）」や「=rand（3,5）」のように引数を与えると段落の数や範囲の指定もできる。文字のサイズや行間を整える際にも活用できる。

2. 文書のなかの画像ファイルを取り出す

他人から送られてきたWord文書のなかに含まれる画像ファイルを流用したいというケースがあるかと思う。数が少なければ、画像を右クリックして「図として保存」を選べばいいのだが、数が多くなると大変だ。

そんなときは、文書ファイルの拡張子を「.docx」から「.zip」に変え、解凍してみよう。すると、解凍されてできたなかにある、「word/media」というフォルダ内に、文書に含まれるすべての画像ファイルが並んでいる。元のファイルは拡張子を「.docx」に戻せば問題なく使用可能だ。なお、拡張子が「.doc」である古い形式のファイルではこの手が使えないため注意しよう。

3. キーボードだけで箇条書き挿入

物事を列挙するのに便利な箇条書きだが、マウスを使っていちいち箇条書き指定するのは手間がかかる。箇条書きはキーボードの「アスタリスク」記号を入力してからスペースキーを押すことでマウスを使うことなく入力可能だ。これで、筆が乗っているときにキーボードからマウスへ持ちかえずに済むため、効率的に文書作成を勧めることができるだろう。

4. 文書にパスワードをかける

他人に見られたくない重要な文書には、セキュリティの観点からパスワードロックをかける必要がある。パスワード付きZIPファイルにしてもいいが、Word自体にもパスワードロックをかける機能がある。使い方は、メニューから「ファイル」→「情報」→「文書の保護」→「パスワードを使用化して暗号化」を選択すると設定できる。パスワード付きZIPファイルにするよりも手軽に使えるだろう。

5. 文字の大きさをかんたんに変える

文書の一部を強調するのに便利な文字サイズの変更は、誰もが使っているテクニックだ。マウスで操作する人も多いかと思うがキーボードで実行出来れば効率的だ。手順は、サイズを変更したい文字範囲を選択して、「Ctrl ＋ >」（小さくする場合）または「Ctrl ＋ <」（大きくする場合）を押すだけ。また、変更したいフォントサイズがわかっている場合は、「Ctrl ＋ Shift ＋ P」を押せばフォントサイズの選択状態になる。変更したいフォントサイズを入力してEnterを押せば反映される。

6. 文書を翻訳する

グローバル社会では、英語などの外国語文書を読んだり書いたりする機会もあるだろう。そんなときに役に立つのがWordに搭載された翻訳機能だ。使い方は、「校閲」タブから「翻訳」を選び、「選択範囲の翻訳」と「ドキュメントの翻訳」から選択するだけ。英語だけでなく、フランス語や韓国語など、世界各国の言語を扱える。ただし、あくまで機械翻訳のため、精度については課題がありそうだ。翻訳結果についてはしっかりとチェックしたうえで利用するようにしたい。

7. 複数のクリップボードデータを活用する

文字列などをコピー＆ペーストする際に活用するクリップボード。Wordには独自のクリップボード機能が実装されており、最大24個までの保存が可能だ。「ホーム」タブから「クリップボード」と書かれた右にある矢印を押すと、クリップボードパネルが開かれる。複数回コピーを行うと、その履歴がこのパネルに表示されるため、そのなかから必要なものを選んで貼り付けることが可能だ。