出社するようになると「会議室難民」問題が発生する
前回の記事（うるさい以上の被害あり！？ コロナ禍のオフィスで目立つ「イヤホンボイス公害」＝https://www.bcnretail.com/market/detail/20211121_253992.html）に引き続き、テレワーク時代の新たな問題について解説していく。本記事で紹介するのは、コロナ禍のオフィスで発生している「会議室難民」問題だ。
会議室難民とは
「会議室難民」とは、空いている会議室を求めて彷徨うワーカーたちのことだ。オフィスから商談や打ち合わせなどのオンライン会議に入ることが増えた今、会議室の競争率が上がっている。プラザクリエイトの調査では、51％が「直近半年で会議室が足りない、不足していると月に一度以上感じる」と回答。緊急事態宣言が明け、徐々にオフィスへ人が戻りつつある今、オフィスでは「会議室難民」が増えているのではないだろうか。
会議室の需要は高まる一方で、オフィスの会議室数には限りが
会議室は従来、2人以上が集まってミーティングをするための場所だ。個人のデスクとは違って区切られた空間なので、機密性の高い情報を扱う会議や、個人情報に配慮すべき採用面接ができる。また、新商品開発に向けてブレインストーミングをする、サンプルを見ながら改良案を考えるなど、顔を突き合わせる仕事にも適した場所だ。
しかし、コロナ禍の今、会議室は新たな使われ方をするようになった。従来のように2人以上が対面で話す場所としてだけではなく、「オンライン会議に参加するための静かなスペース」として利用されているのだ。
コロナ前では考えづらいが、10人用の広い会議室を社員たった1人が使っているということも今ではめずらしくない。また、会議が続く場合には、1人が何時間も同じ会議室にこもる状況も見受けられる。そうすると、会議室を使いたいのに場所を見つけられない「会議室難民」が発生してしまう。
こうした背景から、いざオフィスからオンライン会議に入ろうと場所を探しても、どこにもスペースを見つけられずアタフタしたという経験は、コロナ禍オフィスの“あるある”なのではないか。新たな利用用途によって高まった会議室需要に対し、コロナ前と変わらない会議室数しかないオフィスでは、需要と供給のバランスが崩れているのだ。
会議室が常に埋まっていると、仕事にも支障が出てしまう。急な来客に対応できなければ、ビジネスチャンスを逃すかもしれない。会議室が埋まっているゆえに、本来はオフラインで顔を突き合わせてやりたい仕事を仕方なく自宅でやることになれば、生産性も下がりかねない。そこで、高まる会議室需要と実際の供給の間にあるギャップを埋める策が必要だ。
「会議室難民」を出さないためにできること
では、「会議室難民」を出さないために何ができるか。 まず簡易的な策として、会議室利用に関するルールをつくることが挙げられる。特定の部署や人が会議室を占拠することのないように、オフィスの会議室を管理する予約システムなどをつくり、誰がいつどの会議室を利用しているのか、見える化するのだ。そうすることで、譲り合いや調整ができる。
それでも会議室が混み合ってしまうときには、個人が自宅やコワーキングスペースで仕事をするのも一つの選択肢だ。コワーキングスペースは、費用面や情報漏洩などが気になるが、現在はアクセアカフェのようにドロップインで利用でき、かつ個室ブースが設置されているところもある。会議室難民になりそうなときに備え、会社や取引先、自宅近くなどアクセスのよい場所にあるコワーキングスペースを確認しておくとよいだろう。
「会議室難民」ゼロのオフィスにするための根本的解決法
とはいえ、ルールづくりや個人の努力では限界がある。高まる会議室需要に対し、物理的に会議室が増えなければ、「会議室難民」問題を根本的には解決できない。
解決策の一つとしては、オフィスの改装が挙げられる。オンライン会議用の部屋を新設し、with/afterコロナの働き方に適したオフィスレイアウトにするのだ。ただ、改装にはコストがかかる。コロナ禍で働き方が日々変化する中、数年後のオフィスのあり方を予測することはむずかしく、すべての会社が改装に踏み切れるわけではない。コストに加え、改装するための人的・時間的リソースを捻出できない企業もあるだろう。
そういった場合におすすめなのが、個室ブースの導入だ。オンライン会議の普及に伴い、個室ブース市場は拡大を続けている。オフィス向けの商品も多く登場しており、プラザクリエイトの「One-Bo」やオカムラの「テレキューブ」、富士フイルムビジネスイノベーションの「CocoDesk」など、さまざまなメーカーが異なる価格帯やデザインを展開している。駅ナカや空港、ショッピングモールなどにも姿を見せるようになった個室ブースは、人々にとっても身近な存在となりつつある。
費用面の例としては、「One-Bo」が約50万円台、「テレキューブ by アイリスチトセ」は約70万円から購入できる（いずれも設置工事費用は除く）。また、多くの個室ブースは移動が可能なため、オフィスのレイアウトを変更する際も問題なく使い続けることができる。さらには、将来オフィス移転や改装をすることになっても、購入したのであれば会社の資産として転移先に持っていけるメリットもある。
今後もコロナ禍のオフィスは変化をし続けるだろう。そのたどり着く先は未だ予想しがたいが、まずは直近の課題である「会議室難民」を解消するためにも、個室ブースの導入は検討する価値があると言える。（プラザクリエイト One-Bo事業部部長 木村 漠）
■執筆者プロフィール
京都出身。Web開発の個人事業や会社設立などを経験したのち、2020年にプラザクリエイト入社。個室ブース「One-Bo」を通じてコロナ禍のオフィス課題解決を目指す。趣味はサウナ。
