「迷い」を捨てる！ デスク整理のルール
デスクの上が荒れてしまうのは、残す書類の基準やモノを収納する場所が明確に定まっていないから。
デスク周りをすっきりとクリーンに保つためには、不要なものを迷わず処分し、使うものを所定の位置に保管するための「ルール作り」が必要だ。
それにはまず、業務上作成したり入手したりする書類は、個人の机の中に抱え込まずに部署内で誰もが分かるように所定のキャビネットで「共有化」することが大切だ。共有化を進めれば、個人のデスクで取っておくものは間違いなく減る。
書類には、その案件が終わって「完結」したものとまだ処理中で「未完結」のものの2種類がある。通常、前者は所定のキャビネットで分類して整理・保管するが、後者はそれとは分けて管理するのが一般的だ。なお、当日中に処理が終わらず翌日に持ち越す未処理の書類は「やりかけ書類」ということで、本人名を表示した「やりかけフォルダー」（マチ付のフォルダー）を作成する。また、書類をいつまで取っておくか、つまり保存年限を決めて書類に「流れをもたせる」ことは言うまでもない。
小野さんが勧めるファイリング法は厚紙をふたつ折りにした紙挟み（フォルダー）に、書類をそのまま挟み込む「フォルダー・ファイリング」。穴を開けて綴るタイプのバインダーほどかさばらず、書類の出し入れがしやすいのが特徴で、アメリカでは一般的なファイリング法として普及している。手元に置く書類は、種類ごとにラベルを貼ったフォルダーで管理し、誰が見てもどんな内容の書類が入っているのか判別できるような状態にしておきたい。
「フォルダーで書類を管理する上で大切なのは、ラベルに『雑件』や『その他』など、内容の分からないタイトルは書かないことです。業界用語や略称の乱用も避け、短く具体的な言葉にしましょう。毎年、定期的に発生する書類を収めるフォルダーなら、年度を記入しておくこと。西暦／和暦の表記を統一しておくと、のちの整理がラクになります」
整理整頓に使える！便利アイテム
ファイリング・コンサルタントの小野裕子さんが勧める整理整頓の便利アイテムをご紹介。
詳細は「夢をかなえるファイリング for OFFICE」まで。
ペーパーボックス
フォルダーを棚に収納するためのボックス。
1箱に10フォルダー前後を目安に立てて入れる。
ラベル
フォルダーの見出し山に貼って使う。
タイトルとともにカラーでの分類もでき、視認性が高まる。
フォルダー
厚紙がふたつ折りになった紙挟み。
内容ごとに書類を入れ、見出し山にはタイトルを記入したラベルを貼る。
マチ付きフォルダー
横にマチが付いたフォルダー。
「やりかけフォルダー」として、「やりかけの書類」を入れる。
