引き出し活用法とファイル整理＆管理術
書類のファイリングとともに意識したいのが、デスクの使い方だ。使用頻度と使い勝手を目安に「このあたりには、こんなものを置く」というルールを設けて、デスクトップをゾーン分けしておくといい。例えば、デスクの手前側は利用中のノートなどを置く「作業ゾーン」、左手奥は電話やメモ用紙など常に使うものを置く「常用ゾーン」、右手奥は一時的にものを置く「仮置きゾーン」としておけば、作業中も混乱せず、終業時の整理整頓もスムーズになる。
「PCのデスクトップを考えると分かりやすいと思います。よく使うファイルやソフトのアイコンは利用しやすい位置にあり、使用頻度が低いものは画面の端にあったり、あるいはフォルダーに収納しているという人が多いのではないでしょうか」
デスクトップを整理する「3つのゾーン」
●ZONE A⇒＜常用ゾーン＞
電話やメモ帳など、常に使う物を置く
●ZONE B⇒＜仮置きゾーン＞
辞書、文房具などを一時的に置く。
●ZONE C⇒＜作業ゾーン＞
パソコンやノートなどを置く。
引き出しの正しい使い方
●センター引き出し（画像１）
基本的には何も入れず「席を立つときに一時的に書類などを入れておく場所」と認識しよう。ただ、長さのある定規や大きなメモ帳など、薄くてかさばらず、他の引き出しに収納しにくいモノなら入れてもかまわない。くれぐれも詰め込みすぎに注意！
●小引き出し（画像２）
文房具や印鑑を収納。すぐに取り出せるよう、整理用トレーを活用して。日常的に使うペン類やクリップは手前に、ステープラーの替え芯や予備の消しゴムなど滅多に使わないものは奥に。ペンなどのストックが多すぎる場合は、いったん持ち帰ろう。
●中引き出し（画像３）
デスクの上に置くとスペースを取る参考書籍や辞書、名刺、未使用のCD-R、ちょっとした私物などはこの段に収納しておこう。入りきらない場合は、本当に必要かを考え、自宅への持ち帰りや処分を検討しよう。
●大引き出し（画像４）
A4サイズの書類を立てて収納しておこう。一番手前に「やりかけフォルダー」、その次に、共有化する必要のない個人的な資料やプライベートなものなどを入れる。奥のスペースが余ったら、通勤バッグを入れるのもいい。
